جمعه, 31 شهريور 1396 |English

شرح وظایف

 

 

                  
                                                      شرح وظایف روابط عمومی                                                                   
                                                                                                         
مهمترين‌ وظيفه‌ روابط عمومي‌، شناخت‌ افكار عمومي‌ و نفوذ در آن‌ براي‌ جلب‌ رضايت‌ افكارعمومي‌ نسبت‌ به‌ سازمان‌ است‌ كه‌ هم‌ در درون‌ سازمان‌ و هم‌ در بيرون‌ از سازمان‌ دنبال‌ مي‌شود.بي‌ترديد، اين‌ وظيفه‌ در قالب‌ مجموعه‌اي‌ از فعاليتهاي‌ ارتباطي‌ صورت‌ مي‌گيرد كه‌ مي‌توان‌ آنها را تحت‌عناوين‌ ارتباطات‌، امور فرهنگي‌ و نمايشگاهها، انتشارات‌، سنجش‌ افكار و پژوهش‌ و برنامه‌ريزي‌دسته‌بندي‌ كرد. كه‌ در زير به‌ تشريح‌ اين‌ وظايف‌ مي‌پردازيم‌.


 1ـ ارتباطات


- سياستگذاري‌، برنامه‌ريزي‌ و كاربرد شيوه‌ها و برنامه‌هاي‌ مناسب‌ براي‌ انعكاس‌ اهداف‌، سياستها،فعاليت‌ها، برنامه‌ها و مواضع‌ سازمان‌ به‌ مخاطبان‌، رسانه‌ها و جامعه‌.

- گردآوري‌، جمع‌بندي‌ و تحليل‌ نظرها و ديدگاههاي‌ مردم‌، نخبگان‌ و رسانه‌ها در زمينه‌ فعاليتهاي‌سازمان‌ و ارائه‌ آن‌ به‌ مديريت‌.

-          تلاش‌ براي‌ تقويت‌ هرچه‌ بيشتر روحيه‌ تفاهم‌ بين‌ كاركنان‌ و مديران‌ و هميت‌ سازماني‌ و زمينه‌سازي‌براي‌ برقراري‌ ارتباطات‌ بين‌ آنان‌.

- اعلان‌ مواضع‌ سازمان‌.

-     عضويت‌ و شركت‌ در جلسه‌هاي‌ مهم‌ سازمان‌ به‌ منظور آگاهي‌ از سياستها، خط مشي‌ها، برنامه‌ها وروند فعاليتها و نيز آگاهي‌ از نتايج‌ ساير نشستها و گردهمايي‌ها و جلسه‌ها.

-     - تدوين‌ "تقويم‌ جامع‌ ارتباطات‌ سازماني‌" در قالب‌ ملاقاتها و بازديدهاي‌ مسئولان‌ سازمان‌ باشخصيتهاي‌ حقيقي‌ و حقوقي‌، كاركنان‌ و اقشار مختلف‌ مردم‌ با هدف‌ تداوم‌ و گسترش‌ اصولي‌ وتلطيف‌ روابط و تنظيم‌ افكار عمومي‌.

-          تدارك‌ تمهيدات‌ و اقدامات‌ لازم‌ براي‌ راهنمايي‌ ارباب‌ رجوع‌ و تسهيل‌ دسترسي‌ به‌ مراكز و مسئولان‌سازمان‌.

-          برنامه‌ريزي‌ و اطلاع‌رساني‌ به‌ مردم‌ درباره‌ عملكرد سازمان‌ به‌ انگيزه‌ تنوير افكار عمومي‌.

- تدوين‌ برنامه‌ سالانه‌ مصاحبه‌هاي‌ مسئولان‌ سازمان‌ با مطبوعات‌، متناسب‌ با اولويتهاي‌ سازماني‌ ونيازهاي‌ افكار عمومي‌.

- تهيه‌ و تنظيم‌ اطلاعات‌ پايه‌اي‌ از سازمان‌ براي‌ ارائه‌ به‌ مراجعان‌ و ميهمانان‌ سازمان‌.  
                                                                
 - ايجاد ارتباط احسن‌ با مطبوعات‌، راديو، تلويزيون‌ و خبرگزاري‌ها و بهره‌برداري‌ بهينه‌ از آنها براي‌اطلاع‌رساني‌ به‌ مردم‌.


 2ـ امور فرهنگي‌ و نمايشگاهها

-          مشاركت‌ در برگزاري‌ سمينارها و گردهمايي‌ تخصصي‌ و عمومي‌ سازمان‌.

          - پوشش‌ تبليغي‌ ساختمانها و فضاهاي‌ عمومي‌ سازمان‌ در گراميداشت‌ ايام‌ و مناسبتهاي‌ ويژه‌.

-          تدوين‌ و اجراي‌ طرح‌ جامع‌ تبليغات‌ براي‌ فضاسازي‌ فرهنگي‌ - تبليغي‌ در ساختمانها و محوطه‌ها.

-          مديريت‌ نمايشگاهها (سالانه‌، دايمي‌ و ...) در خارج‌ و داخل‌ سازمان‌.

- طراحي‌ و توليد هداياي‌ تبليغاتي‌ براي‌ اهدا به‌ مخاطبان‌ (متناسب‌ با سلايق‌ و علايق‌ قشرها).

- تهيه‌، تدوين‌ و اجراي‌ تقويم‌ مراسم‌ داخل‌ سازمان‌.

- توليد و سفارش‌ ساخت‌ آگهي‌هاي‌ تلويزيوني‌ و فيلم‌هاي‌ مورد نياز براي‌ تبليغ‌ عملكرد و مستندسازي‌سازمان‌.

 
  3ـ انتشارات‌

- تدوين‌ كتب‌، جزوه‌ها و تهيه‌ مواد انتشاراتي‌ به‌ منظور معرفي‌ سازمان‌.

- گردآوري‌ و نشر اطلاعات‌ و اخبار و گزارشهاي‌ مربوط به‌ سياستها، فعاليتها، طرحها و برنامه‌ها، باشيوه‌ها و قالبهاي‌ مؤثر و مناسب‌.

- تدوين‌ و انتشار خلاصه‌ عملكرد سالانه‌ سازمان‌ براي‌ ارائه‌ به‌ افكار عمومي‌.

- انتشار نشريه‌ داخلي‌ و برون‌ سازماني‌ سازمان‌.


 4ـ سنجش‌ افكار

-          تهيه‌ گزارشهاي‌ تحليلي‌ ادواري‌ (ماهانه‌/فصلي‌/سالانه‌) از افكار عمومي‌ داخل‌ و خارج‌ از سازمان‌ براي‌ارائه‌ به‌ مديريت‌.

-     نقد و بررسي‌ بازتاب‌ فعاليتهاي‌ سازمان‌ در نظر اقشار مردم‌ بويژه‌ نخبگان‌، رسانه‌ها و دستگاهها از يكسوو مديران‌ و كاركنان‌ از سوي‌ ديگر و ارائه‌ گزارش‌ آن‌ به‌ مديريت‌.

-          - سنجش‌ افكار عمومي‌ درون‌ سازماني‌ به‌ منظور بازيابي‌ مسائل‌ و ارائه‌ راه‌كارهاي‌ مناسب‌ به‌ مديريت‌.

-          طراحي‌ و اجراي‌ نظام‌ گردآوري‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌ به‌ منظور ترغيب‌ كاركنان‌ به‌ مشاركت‌ هرچه‌مؤثرتر در بهبود جريان‌ امور سازمان‌.

 

5 ـ پژوهش‌ و برنامه‌ريزي‌

- تهيه‌ گزارشهاي‌ عملكرد دوره‌اي‌ از فعاليتهاي‌ روابط عمومي‌.

- نوآوري‌، خلاقيت‌ و طراحي‌ فعاليتهاي‌ جديد در قلمرو وظايف‌ روابط عمومي‌.

- نظارت‌ و ارزيابي‌ فعاليتها و اعمال‌ نتايج‌ حاصل‌ در برنامه‌ها و فعاليتهاي‌ آتي‌.

- طراحي‌ و برنامه‌ريزي‌ براي‌ ارتقاء كليه‌ اموري‌ كه‌ به‌ رشد كمي‌ و كيفي‌ ارتباط و همدلي‌ بين‌ سازمان‌ ومردم‌ و دستگاهها و مديران‌ و كاركنان‌ با يكديگر بيانجامد.


تعريف‌ و ويژگيهاي‌ تبليغات‌

بعضي‌ها تبليغ‌ يا پروپاگاندا (Propaganda ) را به‌ معني‌ پخش‌ يا تحريك‌ و يا به‌ حركت‌ واداشتن‌انديشه‌هاي‌ ويژه‌ مي‌دانند. آنان‌ براين‌ باورند كه‌ پروپاگاندا به‌ معني‌ دروغ‌، تحريف‌، فريب‌، جنگ‌ رواني‌ وشستسوي‌ مغزي‌ به‌ كار مي‌رود و هويت‌ يك‌ پيام‌ به‌ عنوان‌ پروپاگاندا، از معناي‌ منفي‌ و نادرست‌ آن‌شناسايي‌ مي‌شود.

با چنين‌ ديدگاهي‌، تبليغ‌ را به‌ پنج‌ نوع‌ تقسيم‌ مي‌كنند:

1. تبليغ‌ آشوب‌ آفرين‌ يا هيجاني‌: در اين‌ نوع‌ تبليغ‌ سعي‌ مي‌شود مخاطب‌ به‌ سوي‌ اهداف‌ معين‌ هدايت‌ شود.

2. تبليغ‌ وحدت‌ بخش‌: در اين‌ نوع‌ تبليغ‌، تلاش‌ منبع‌ در راستاي‌ منفعل‌ كردن‌ مخاطب‌ است‌.                                                                                                                                                          
3. تبليغ‌ مفيد: در اين‌ نوع‌ تبليغ‌ علي‌رغم‌ اين‌ كه‌ منبع‌ مشخص‌ است‌ و اطلاعات‌ پيام‌ ارسالي‌ ازطرف‌ او صحت‌ دارد، تلاش‌ منبع‌ ايجاد اعتبار در نزد مخاطب‌ است‌.

4. تبليغ‌ خاكستري‌: در اين‌ تبليغ‌ ممكن‌ است‌ منبع‌ مشخص‌ و يا نامشخص‌ باشد و احتمال‌ دارداطلاعات‌ پيام‌ نيز درست‌ و يا نادرست‌ باشد.

5. تبليغ‌ سياه‌: در اين‌ نوع‌ تبليغ‌، اطلاعات‌ پيام‌، نادرست‌ و ساختگي‌ بوده‌ و هدف‌ منبع‌،نيرنگ‌آميز است‌.

اگر در هر يك‌ از انواع‌ تبليغات‌ دقت‌ كنيم‌، درمي‌يابيم‌ كه‌ مهمترين‌ ويژگي‌ آنها، ناديده‌ گرفتن‌ نقش‌مخاطب‌ است‌. همچنين‌ بعضي‌ها معتقدند كه‌ در تبليغ‌ سعي‌ مي‌شود اراده‌ مردم‌، تفكر، نگرش‌ وجهان‌بيني‌ آنان‌ به‌ سوي‌ عوامل‌ تبليغ‌ جلب‌ شود; يعني‌ به‌ جاي‌ مخاطب‌ خود فكر مي‌كند و عقايد خودرا به‌ آنان‌ تحميل‌ مي‌كند.

از ويژگيهاي‌ اصلي‌ تبليغات‌ مي‌توان‌ موارد زير را برشمرد:

  1. يك‌ سويه‌ بودن‌ ارتباط مبلغ‌ (منبع‌) با مخاطب‌;
  2. مشروعيت‌ استفاده‌ از راهها و ابزارهاي‌ مختلف‌ براي‌ رسيدن‌ به‌ هدف‌;
  3. توجه‌ صرف‌ به‌ منافع‌ سازمان‌ يا منبع‌;
  4. دستكاري‌ اطلاعات‌ در جريان‌ تبليغ‌;
  5. تحميل‌ عقايد به‌ مخاطب‌ ;
  6. توجه‌ به‌  " اقناع"‌ در شكل‌ متعالي‌ تبليغ‌.

1 ـ 4 ـ 3 ـ وجوه‌ افتراق‌ روابط عمومي‌ با تبليغات‌

آوازه‌گري‌ و تبليغات‌ تجاري‌ شكل‌ يك‌ سويه‌ ارتباطات‌ هستند. در حالي‌ كه‌ روابط عمومي‌ آرماني‌،يك‌ ارتباط دو سويه‌ است‌. يك‌ بنگاه‌ مطبوعاتي‌ با استفاده‌ از تبليغ‌ مي‌كوشد تا به‌ هر قيمت‌، نام‌ مشتري‌در رسانه‌ها ذكر شود. در حالي‌ كه‌ روابط عمومي‌ تنها به‌ اين‌ دليل‌ به‌ تبليغ‌ مي‌پردازد كه‌ قصد دارد آن‌ را دردرون‌ برنامه‌ گسترده‌ كه‌ اهداف‌ سازمان‌ و افكار عمومي‌ را مدنظر خود قرار مي‌دهد، بگنجاند. در تبليغات‌تجاري‌، پيام‌هاي‌ ارسالي‌ تحت‌ كنترل‌ مؤسسه‌ تبليغاتي‌ است‌، در حالي‌ كه‌ بيشتر پيامهاي‌ روابط عمومي‌غير قابل‌ كنترل‌ هستند، يعني‌ چون‌ پيام‌ها در اختيار رسانه‌ها قرار مي‌گيرد، توسط آنها دستخوش‌ تفسير وتغيير مي‌شوند.يكي‌ از تفاوتهاي‌ بسيار اساسي‌ بين‌ روابط عمومي‌ و تبليغات‌، وجود موازين‌ و اخلاق‌ حرفه‌اي‌ درروابط عمومي‌ است‌ كه‌ در واقع‌ ضامن‌ سلامت‌ فعاليتهاي‌ روابط عمومي‌ مي‌باشد، و آن‌ را به‌ سطح‌ يك‌فعاليت‌ صادقانه‌، صريح‌، روشن‌ و در خدمت‌ مخاطب‌ ارتقاء مي‌دهد.در اينجا، اشاره‌ به‌ يك‌ تفاوت‌ ديگر نيز ضروري‌ است‌. در تبليغات‌، غرايز طبيعي‌ مورد هدف‌ است‌،در حالي‌ كه‌ در روابط عمومي‌، هدف‌ عقلانيت‌ ارتباطي‌ است‌ و روابط عمومي‌ سعي‌ مي‌كند ضمن‌ گفت‌و گو با مخاطب‌، بحث‌ استدلالي‌ و بهره‌گيري‌ از ديدگاههاي‌ مخاطب‌، به‌ اجماع‌ و نظر مشتركي‌ برسد.

تفاوت‌ روابط عمومي‌ با تبليغات‌ را بايد از نظر غايب‌ و هدف‌ نيز مورد توجه‌ قرار داد. غايت‌فعاليتهاي‌ روابط عمومي‌، آگاهي‌ بخشي‌ به‌ مخاطب‌ است‌ و مخاطب‌ گزينشي‌ عمل‌ مي‌كند و تأثيرپذيري‌از روابط عمومي‌ ارادي‌ بوده‌ و بين‌ روابط عمومي‌ و مخاطب‌، كنش‌ متقابل‌ دو سويه‌ وجود دارد، در حالي‌كه‌ تبليغات‌ صرفٹ در پي‌ تحميل‌ عقيده‌اي‌ است‌ كه‌ مورد نظر مبلغ‌ است‌. بنابراين‌ هرگاه‌ مخاطب‌ بدون‌اطلاع‌ و آگاهي‌ از غايت‌ روابط عمومي‌ تأثيرپذير شود، تحت‌ تأثير تبليغ‌ قرار گرفته‌ است‌.

تفاوت‌ عمده‌ ديگر بين‌ تبليغات‌ و روابط عمومي‌ اين‌ است‌ كه‌ روابط عمومي‌ با مخاطب‌ يك‌ تعامل‌دموكراتيك‌ را دنبال‌ مي‌كند و از زبان‌ مخاطب‌ سخن‌ مي‌گويد، در حالي‌ كه‌ تبليغات‌ در پي‌ بهره‌برداري‌ ازمخاطب‌ براي‌ تأمين‌ مقاصد مبلغ‌ است‌ و آزادي‌ مخاطب‌ را مورد تهديد قرار مي‌دهد.

7-معيار تفكيك‌ روابط عمومي‌تبليغات‌

هدف‌تعامل‌ با مخاطب‌ و گفت‌ و گوتسلط بر مخاطب‌، تأمين‌ منافع‌ منبع‌ وبا او و جلب‌ وفاداري‌ خاطب‌در نهايت‌ امتناع‌ مخاطب‌

ماهيت‌مشاركت‌آميزسلطه‌آميز

ضوابط مدون‌ اخلاق‌ حرفه‌اي‌داردندارد

نقش‌ مخاطب‌فعال‌ و هوشمندبي‌ نقش‌ و منفعل‌

الگوي‌ ارتباطي‌ روابط عمومي‌مخاطب‌ (دو سويه‌)منبع‌ مخاطب‌ (يك‌ سويه‌)

وضوح‌ نيت‌منبع‌ روشن‌ است يا ‌روشن‌ نيست‌

با توجه‌ به‌ بحثي‌ كه‌ در اين‌ بخش‌ مطرح‌ شد، مي‌توان‌ نتيجه‌ گرفت‌ كه‌ :

1. روابط عمومي‌ و تبليغات‌ دو مقوله‌ جدا از هم‌ هستند و از نظر هدف‌، شيوه‌، ماهيت‌، الگوي‌ارتباطي‌، توجه‌ به‌ موازين‌ اخلاقي‌ و نقش‌ مخاطب‌، داراي‌ تفاوت‌ فاحشي‌ هستند.

 

2. روابط عمومي‌ در صورت‌ استفاده‌ از تبليغ‌، آن‌ هم‌ به‌ طور محدود، از يكي‌ از انواع‌ تبليغات‌يعني‌ " تبليغات‌ سفيد" استفاده‌ مي‌كند كه‌ البته‌ در اين‌ صورت‌ نيز نوع‌ تبليغاتي‌ كه‌ روابط عمومي‌ انجام‌ مي‌دهد، با تبليغاتي‌ كه‌ مبلغان‌ مدنظر قرار مي‌دهند، تفاوت‌ زيادي‌ دارد. بطورمثال‌، ممكن‌ است‌ درج‌ " گزارش‌ آگهي‌" در مطبوعات‌ كه‌ در قبال‌ پرداخت‌ وجه‌ صورت‌ مي‌گيردو روابط عمومي‌ در آن‌ نكات‌ قوت‌ فعاليتهاي‌ سازمان‌ را برجسته‌ نشان‌ مي‌دهد، نوعي‌ تبليغ‌محسوب‌ شود، ولي‌ توجه‌ به‌ اين‌ نكته‌ ضروري‌ است‌ كه‌ روابط عمومي‌ علي‌رغم‌برجسته‌سازي‌ يك‌ جانبه‌ نقاط قوت‌ عملكرد و دستاوردهاي‌ سازمان‌، به‌ دور از نيرنگ‌، دروغ‌ وهدف‌ سودجويانه‌ عمل‌ مي‌كند و هدف‌ روابط عمومي‌ تنها جلب‌ توجه‌ مخاطب‌ به‌ عملكردبرجسته‌ سازمان‌ است‌.

3 - از كاربرد واژه‌ تبليغات‌ در روابط عمومي‌ بايد تا حد امكان‌ پرهيز كرد. افزون‌ بر مواردي‌ كه‌درباره‌ تبليغات‌ ذكر شد، توده‌ مردم‌ نيز نگرش‌ مثبتي‌ از تبليغات‌ ندارند و با شنيدن‌ اين‌ واژه‌ دربرابر آن‌ موضع‌گيري‌ مي‌كنند. از نظر علمي‌ نيز تبليغات‌ در پي‌ ارتباط يك‌ سويه‌ است‌ و روابط عمومي‌، ارتباط دوسويه‌ را دنبال‌ مي‌كند. بنابراين‌ مي‌توان‌ بجاي‌ تبليغات‌، از " امور فرهنگي‌"در روابط عمومي‌ استفاده‌ كرد.

4 - تبليغات‌ سنتي‌ نيز به‌ لحاظ يك‌ سويه‌ بودن‌ و متكلم‌ وحده‌ بودن‌ مبلغ‌، به‌ نظر مي‌رسد كه‌كارايي‌ خود را از دست‌ داده‌ باشد. در چنين‌ تبليغاتي‌، مخاطب‌ داراي‌ نقش‌ منفعل‌ است‌ و به‌پرسش‌هاي‌ او پاسخ‌ داده‌ نمي‌شد.

8-روابط عمومي‌ داخلي‌

دقت‌ در اهداف‌ روابط عمومي‌، به‌ خوبي‌ روشن‌ مي‌سازد كه‌ توفيق‌ اين‌ واحد حتي‌ در وظايف‌ برون‌سازماني‌، موكول‌ به‌ موفقيت‌ آن‌ در بعد درون‌ سازمان‌ است‌. چرا كه‌ اگر روابط عمومي‌ با توفيق‌ كامل‌وظايف‌ برون‌ سازماني‌ خود را انجام‌ دهد، در حالي‌ كه‌ در داخل‌ سازمان‌، وظايف‌ مربوط به‌ آن‌ معطل‌مانده‌ باشد، موفقيت‌ هاي‌ بيروني‌ زير سئوال‌ مي‌ رود و چه‌ بسا افرادي‌ كه‌ در بيرون‌ از سازمان‌ به‌ نظرمثبتي‌ درباره‌ سازمان‌ رسيده‌اند، در تعامل‌ با اعضاي‌ سازمان‌ ، به‌ خلاف‌ عقيده‌ خود برسند كه‌ بي‌ ترديد،پايداري‌ را بر جاي‌ خواهد گذاشت‌.

افزون‌ بر آن‌، اگر ارتباطات‌ درون‌ سازماني‌، نابسامان‌ و رها شده‌ باشد، چه‌ بسا موجب‌ نارضايتي‌كاركنان‌ شده‌ و آنان‌ را از مسير همكاري‌ لازم‌ و مطلوب‌ براي‌ توفيق‌ سازمان‌ دور سازد.

بنابراين‌، اهميت‌ روابط داخلي‌ يا آن‌ بخش‌ از وظايف‌ روابط عمومي‌ كه‌ به‌ درون‌ سازمان‌ مربوط مي‌ شود،كمتر از وظايف‌ برون‌ سازماني‌ روابط عمومي‌ نبوده‌، وچه‌ بسا در بعضي‌ از مقاطع‌، با اهميت‌ ترهم‌ باشدلذا، در اين‌ بخش‌ ، سعي‌ مي‌ شود وظايف‌ روابط عمومي‌ داخلي‌ ، به‌ طور خلاصه‌ عنوان‌ شود.

9ـ  انتشار نشريه‌ داخلي‌

اطلاع‌ رساني‌ در مورد عملكرد سازمان‌، معرفي‌ سازمان‌ به‌ كاركنان‌، پاسخ‌ به‌ پرسش‌ هاي‌ كاركنان‌ ،معرفي‌ كاركنان‌ نمونه‌ و خلاق‌ ، تقويت‌ انسجام‌ و ارتباطات‌ درون‌ سازماني‌ ، ارتقاي‌ آگاهي‌هاي‌ كاركنان‌ وحتي‌ آموزش‌ كاركنان‌، از طريق‌ نشريه‌ داخلي‌ ممكن‌ است‌. بنابراين‌، راه‌اندازي‌ نشريه‌ داخلي‌ به‌ صورت‌روزانه‌، هفتگي‌، دو هفته‌ نامه‌ يا دست‌كم‌ به‌ صورت‌ ماهنامه‌ براي‌ روابط عمومي‌، يك‌ ضرورت‌ محسوب‌مي‌ شود. با اين‌ وصف‌، بايستي‌ توجه‌ داشت‌ كه‌ نشريه‌ براي‌ كاركنان‌ منتشر مي‌ شود، نه‌ مديريت‌ ، پس‌عناوين‌ و مطالب‌ آن‌ بايستي‌ بر اساس‌ نيازهاي‌ اطلاعاتي‌ كاركنان‌ تهيه‌ شود.

10 -" بولتن‌ برد" يا " لوحه‌ اخبار"

منظور از " بولتن‌ برد" يا " لوحه‌ اخبار"  تابلو يا تخته‌ اي‌ است‌ كه‌ معمولا از طرف‌ روابط عمومي‌ درنقاط پر رفت‌ و آمد سازمان‌ كه‌ داراي‌ ديد مناسب‌ نيز باشد ، نصب‌ مي‌ شود و در روي‌ آن‌ مطالب‌ موردنظر براي‌ مطالعه‌ كاركنان‌ قرارداده‌ مي‌شود.

11ـ سازماندهي‌ دريافت‌ پيشنهادها

دسترسي‌ به‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌ مي‌ تواند سازمان‌ را از پشتوانه‌ فكري‌ قوي‌ و انبوه‌ بهره‌ مند سازد. از آثارچنين‌ اقدامي‌ ، تقويت‌ حس‌ مشاركت‌ و احترام‌ به‌ خود در كاركنان‌ است‌.

براي‌ سازماندهي‌ دريافت‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌، راه‌اندازي‌ كميته‌ مركزي‌ و اجرايي‌ ويژه‌ اين‌ كار براي‌دريافت‌ منظم‌ و مستمر پيشنهادها، ارزيابي‌ پيشنهادها در گروههاي‌ كارشناسي‌ راه‌اندازي‌ شده‌ براي‌ اين‌منظور، پيگيري‌ اجراي‌ پيشنهادهاي‌ مورد قبول‌ و تقدير از پيشنهاد دهندگان‌ ضروري‌ است‌. در ضمن‌روابط عمومي‌ مي‌تواند در پايان‌ سال‌ كتاب‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌ را منتشر سازد و با برگزاري‌ مراسمي‌ به‌چند تا از پيشنهادهاي‌ مهم‌ و مؤثر با حضور خانواده‌ پيشنهاد دهندگان‌، هداياي‌ ويژه‌اي‌ تقديم‌ كند. اين‌روش‌، يكي‌ از شيوه‌ هاي‌ مهم‌ در مديريت‌ مشاركتي‌ محسوب‌ مي‌ شود و گوياي‌ اهميت‌ و كاركرد شايان‌توجه‌ روابط عمومي‌ در بحث‌ مشاركتي‌ است‌.

 

 

12 ـ مشاركت‌ در غم‌ و شادي‌ كاركنان‌

روابط عمومي‌ در داخل‌ سازمان‌ بايد سعي‌ كند تا به‌ نحو ممكن‌ حضور خود را به‌ هر يك‌ از كاركنان‌ نشان‌دهد. افزون‌ بر موارد استثنايي‌ كه‌ روابط عمومي‌ مي‌تواند بر اساس‌ ماهيت‌ خاص‌ خود به‌ كاركنان‌ كمك‌كند، ارسال‌ پيامهاي‌ تبريك‌ و تسليت‌ در مواقع‌ مقتضي‌، مي‌تواند نمونه‌ هايي‌ از مشاركت‌ روابط عمومي‌در غم‌ و شادي‌ كاركنان‌ باشد. كه‌ اين‌ كارها خود موجب‌ ايجاد و يا تقويت‌ حس‌ همكاري‌ كاركنان‌ با روابطعمومي‌ است‌.

13ـ برگزاري‌ مراسم‌

برگزاري‌ مراسم‌ ويژه‌ در مناسبت‌ هاي‌ خاص‌، از وظايف‌ مهم‌ روابط عمومي‌ داخلي‌ است‌. اين‌مناسبت‌ها مي‌تواند در مورد مناسبت‌ ويژه‌ سازماني‌ مثل‌ سالروز تشكيل‌ آن‌ و يا مناسبت‌ هاي‌ مهم‌مذهبي‌ و ملي‌ باشد. اين‌ مراسم‌ علاوه‌ بر گراميداشت‌ مناسبت‌ ها، آگاهي‌ هاي‌ كاركنان‌ را در اين‌ مواردارتقاء داده‌ و به‌ نحو مختلف‌ مي‌توان‌ از آنها براي‌ بهره‌وري‌ سازمان‌ استفاده‌ كرد.

14ـ اطلاع‌ رساني‌ به‌ مسئولان‌

وظيفه‌ اطلاع‌ رساني‌ در روابط عمومي‌ صرفٹ انعكاس‌ عملكرد و برنامه‌ هاي‌ سازمان‌ به‌ مردم‌ نيست‌. دربعد " اطلاع‌رساني‌" تهيه‌ اطلاعات‌ مورد نياز مسئولان‌ نيز جايگاه‌ ويژه‌اي‌ دارد. از امور معمول‌ در روابط عمومي‌ در اين‌ بعد تهيه‌ " بريده‌ جرايد" و "خبرنامه‌ ويدئويي‌" است‌.

در "بريده‌ جرايد" اخبار و مطالب‌ مربوط به‌ سازمان‌، دستگاههاي‌ رقيب‌ و مهمترين‌ اخبار روز كشور، ازنشريات‌ بريده‌ شده‌ و بعد از صفحه‌ بندي‌ و تنظيم‌ به‌ مسئولان‌ ارسال‌ مي‌شود. درباره‌ اطلاعاتي‌ كه‌ ازطريق‌ راديو و تلويزيون‌ منعكس‌ مي‌شوند، روابط عمومي‌ مي‌تواند ضمن‌ ضبط ويديوئي‌ برنامه‌هاي‌مربوط به‌ سازمان‌، آن‌ را به‌ صورت‌ كوتاه‌ تهيه‌ كرده‌ و به‌ صورت‌ "خبرنامه‌ ويديوئي‌" در اختيار مسئولان‌ وكاركنان‌ قرار دهد.

15- اطلاع‌ رساني‌ به‌ كاركنان‌

اطلاع‌ رساني‌ به‌ كاركنان‌ نيز به‌ نوبه‌ خود كم‌ اهميت‌تر از اطلاع‌رساني‌ به‌ مسئولان‌ نيست‌. از شيوه‌هاي‌مهم‌ در اطلاع‌رساني‌ به‌ كاركنان‌ مي‌توان‌ راه‌ اندازي‌ قفسه‌هاي‌ اطلاعاتي‌، راه‌اندازي‌ ويترين‌ها، برنامه‌هاي‌بازديد كاركنان‌ از پروژه‌ها، شاخص‌ سازمان‌ و برنامه‌ بازديد تفريحي‌ را نام‌ برد.

 

16ـ سنجش‌ افكار عمومي‌

سنجش‌ افكار عمومي‌ از مهمترين‌ وظايف‌ روابط عمومي‌ داخلي‌ است‌ به‌ گونه‌اي‌ كه‌ امروزه‌ اساس‌تصميم‌گيري‌هاي‌ درون‌ سازماني‌ بر نتايج‌ افكار عمومي‌ استوار است‌.

موضوعاتي‌ از قبيل‌ ميزان‌ رضايت‌ يا عدم‌ رضايت‌ كاركنان‌ از خدمات‌ رفاهي‌ مؤسسه‌ ، نحوه‌ نگرش‌كاركنان‌ نسبت‌ به‌ مسئولان‌، سنجش‌ ميزان‌ همبستگي‌ اهداف‌ كاركنان‌ با اهداف‌ سازمان‌ و مانند آن‌ اگربخوبي‌ روشن‌ شوند مي‌توانند اطلاعات‌ مفيدي‌ را براي‌ حركت‌ روان‌ چرخ‌ سازمان‌ در درون‌، در اختيارمديريت‌ قرار دهند.

17ـ نصب‌ تابلو اعلانات‌

با نصب‌ اطلاعيه‌ها، بيانات‌ و تصوير اخبار مهم‌ سازمان‌ يا عكس‌هاي‌ طرح‌ ها در تابلواعلانات‌ ، مي‌ توان‌كاركنان‌ را در جريان‌ امور سازمان‌ قرار داد. رعايت‌ اصل‌ اختصار در مطالب‌ و تعويض‌ به‌ موقع‌ محتويات‌تابلو، ضروري‌ است‌. بايستي‌ دقت‌ شود كه‌ تابلو اعلانات‌ در محلهاي‌ پر عبور و مرور سازمان‌ نصب‌ شود.

18ـ ترتيب‌ دادن‌ جلسات‌ عمومي‌

از راههاي‌ نزديكي‌ كاركنان‌ مديريت‌ و ايجاد همدلي‌ بين‌ اين‌ دو ، ترتيب‌ دادن‌ جلسات‌ ملاقات‌ عمومي‌كاركنان‌ با مسئولان‌ مؤسسه‌ است‌. در اين‌ جلسات‌ مسئولان‌ ، وظايف‌ مربوط به‌ خود را توضيح‌ مي‌دهندو در پايان‌ به‌ پرسشهاي‌ كا ركنان‌، پاسخ‌ داده‌ مي‌ شود. هدف‌ عمده‌ از اين‌ اقدام‌، تنوير افكار عمومي‌درون‌ سازماني‌ ، آشنايي‌ بيشتر كاركنان‌ با امور جاري‌ سازمان‌ و تقويت‌ وحدت‌ اعضاي‌ سازمان‌ است‌.

ارزيابي‌ تاثيرات‌ اين‌ گونه‌ جلسات‌ در افكار عمومي‌ كاركنان‌، نشانگر اثر بخشي‌ بسيار زياد آن‌ در جلب‌رضايت‌ كاركنان‌ و ارتقاي‌ ميزان‌ رضايت‌ شغلي‌ آنان‌ است‌.

19- راه‌ اندازي‌ روزنامه‌ ديواري‌ كاركنان‌

يكي‌ از راه‌هاي‌ واداشتن‌ كاركنان‌ به‌ نوشتن‌ و مشاركت‌ در توليد اطلاعات‌ هنري‌ ، راه‌اندازي‌ "روزنامه‌ديواري‌" است‌. براي‌ اين‌ منظور بايد تابلوي‌ مناسبي‌ در نظر گرفت‌ و آن‌ را به‌ قسمتهاي‌ مختلف‌ تقسيم‌كرد. سپس‌ مسئول‌ روزنامه‌ ديواري‌ ، اول‌ وقت‌ هر روز ، پس‌ از دريافت‌ مطالب‌ مختلف‌ از كاكنان‌، آنها راگزينش‌ و پردازش‌ كرده‌ و به‌ نام‌ ارائه‌ دهنده‌ در روزنامه‌ ديواري‌ نصب‌ مي‌كند. براي‌ مثال‌ ، عناويني‌ مانند"پيشنهاد براي‌ بهبود امور جاري‌ سازمان‌" و يا اظهار نظر در مورد "مهمترين‌ وظيفه‌ جامعه‌" مي‌توانند دررشد فكري‌ كاركنان‌ مؤثر واقع‌ شوند.

توصيه‌ مي‌ شود، در پايان‌ هر ماه‌ ضمن‌ تقدير كتبي‌ از كليه‌ افرادي‌ كه‌ به‌ روزنامه‌ ديواري‌ ، مطلب‌ داده‌ اند،نويسندگان‌ مطالب‌ برتر را در روزنامه‌ ديواري‌ معرفي‌ كرده‌ و جوايزي‌ به‌ آنان‌ اعطا شود.

20 ـ تهيه‌ متون‌ سخنراني‌

تهيه‌ متن‌ سخنراني‌ مسئولان‌ براي‌ ايراد در مجامع‌ عمومي‌ بايستي‌ با مديرت‌ روابط عمومي‌ صورت‌گيرد. از دلايل‌ عمده‌ اين‌ اقدام‌، آشنايي‌ روابط عمومي‌ با موضوعات‌ و مسائل‌ مورد توجه‌ افكار عمومي‌و توانمندي‌ در تهيه‌ متني‌ است‌ كه‌ بيشترين‌ آثار ارتباطي‌ را در پي‌ داشته‌ باشد.

21ـ تقويت‌ فرهنگ‌ مذهبي‌ و ملي‌

روابط عمومي‌، بعنوان‌ نخستين‌ و مهمترين‌ دستگاهي‌ كه‌ با كاركنان‌ سروكار دارد، بايد براي‌ ارتقاي‌فرهنگي‌ آنان‌ وظايف‌ خاصي‌ را انجام‌ دهد. هرچند اين‌ وظايف‌ در قالب‌ ساير وظايف‌ از جمله‌ نشريه‌داخلي‌ و روزنامه‌ ديواري‌ نيز تحقق‌ مي‌يابد، ولي‌ بايد فردي‌ مشخص‌ در روابط عمومي‌، اين‌ وظايف‌ راطبق‌ برنامه‌ و با اهداف‌ مشخص‌ دنبال‌ كند. براي‌ مثال‌، داشتن‌ برنامه‌ هاي‌ خاص‌ در مناسبتهاي‌ مهم‌مذهبي‌ و ملي‌ و انتشار ويژه‌نامه‌ درباره‌ هر يك‌ از آنها توصيه‌ مي‌شود. بايد در پس‌ اين‌ فعاليتها، اهدافي‌همچون‌ تقويت‌ فرهنگ‌ كار، رشد وجدان‌ كاري‌، انضباط اجتماعي‌ و مالي‌، اعتلاي‌ شخصيت‌ انساني‌ و ...با شيوه‌ هاي‌ علمي‌ خاص‌ پيگيري‌ شود.

22ـ مشاوره‌ مديريت‌

ارائه‌ مشاوره‌ به‌ مديريت‌، از وظايف‌ مهم‌ روابط عمومي‌ نوين‌ محسوب‌ مي‌ شود. در اين‌ نقش‌ روابط عمومي‌ حلقه‌ واسط ارتباطي‌ بين‌ مديريت‌ و مخاطبان‌ سازمان‌ است‌ و اين‌ كار خلاء فقدان‌ شريان‌ارتباطي‌ بين‌ مديريت‌ و مخاطبان‌ سازمان‌ را رفع‌ مي‌كند.در اين‌ خصوص‌ روباط عمومي‌ ، اطلاعات‌ به‌ دست‌ آمده‌ از اشخاص‌ و گروههاي‌ مهم‌ را به‌ مديريت‌منتقل‌ مي‌ كند تا مديريت‌ به‌ هنگام‌ تعيين‌ خط مشي‌ از آنها به‌ عنوان‌ منبع‌ و مدخل‌ بهره‌برداري‌ كند، به‌ اين‌ترتيب‌ روابط عمومي‌، به‌ عنوان‌ بازوي‌ مديريت‌ براي‌ اخذ تصميمات‌ و فعاليتهاي‌ آتي‌ سازمان‌ ايفاء نقش‌مي‌ كند.

23- پي‌گيري‌ ويژه‌ براي‌ رفع‌ مشكلات‌ كاركنان‌

يكي‌ از اقداماتي‌ كه‌ روابط عمومي‌ مي‌تواند براي‌ كمك‌ به‌ كاركنان‌ انجام‌ دهد، انجام‌ پي‌گيري‌ ويژه‌براي‌ رفع‌ بعضي‌ از مشكلات‌ ويژه‌ و اضطراري‌ كاركنان‌ است‌. اين‌ اقدام‌ براي‌ جلب‌ رضايت‌ عمومي‌كاركنان‌ و ايجاد حسن‌ ارتباط درون‌ سازماني‌، بسيار مؤثر است‌.

 


گزارش
آمار کلی
آمار کل بازدید 995963
پربیننده ترین روز 20/09/1392
آمار پر بيننده ترين روز 4307
بازديد امروز 15
بازديد ديروز 492

DOURAN Portal V3.9.8.8

V3.9.8.8